Эксплуатация складов, учет материалов, конструкций и деталей
Все складские операции выполняются под руководством лиц, ответственных за организацию приема, хранения, учета и отпуска материалов, конструкций и деталей, а также за правильное оформление этих операций, соблюдение безопасных методов производства погрузочно-разгрузочных работ и сохранность вверенных им материальных ценностей.
Материалы, конструкции и детали могут поступать на склады от территориальных органов снабжения Госснаба СССР, от собственных предприятий строительной организации, от заводов-поставщиков. Прием строительных материалов, конструкций и деталей должен осуществляться по количеству, качеству и комплектности. При этом следует руководствоваться условиями договоров, заключенных между поставщиками и потребителями. Лица, ответственные за прием на склад материалов, конструкций и деталей проверяют наличие паспортов в каждой партии груза. Количество прибывших материалов, конструкций и деталей определяют путем подсчета, взвешивания или обмера и сопоставляют с количеством, указанным в сопроводительных документах (счет-фактура поставщика, накладная и др.). Проверка качества состоит в определении соответствия качества поступающих материалов, конструкций и деталей требованиям ГОСТов, технических условий или особым, оговоренным в договоре требованиям. Поступающие на склад материалы, конструкции и детали приходуют в тот же день, за исключением материалов, требующих лабораторной проверки, приходуют которые после получения актов испытаний. В случае если количество или качество поступающих материалов, конструкций и деталей не соответствует данным, указанным в сопроводительных документах, составляют акты, в которых указывают фактическое количество поступивших материалов, конструкций и деталей, отклонения от требований к качеству (порча, несоответствие сорта и др.). Такие акты служат основанием для предъявления рекламаций поставщикам.
Учет материальных ценностей должен отражать точные данные об их наличии, поступлении и расходе. Учет, основанный на первичных документах, позволяет осуществлять контроль за использованием материальных ценностей, их сохранностью и движением. Основными задачами учета являются: правильное и своевременное документальное отражение складских операций по оприходованию и отпуску материальных ценностей; контроль за соблюдением установленных норм запасов; систематический контроль за использованием материалов, конструкций и деталей в соответствии с технически обоснованными нормами их расходования; своевременное выявление ненужных и излишних материальных ценностей для реализации их в соответствии с существующим порядком и разработанными мероприятиями.
Материалы, конструкции и детали приходуют путем составления приходного ордера. Для всех видов материалов, конструкций и деталей на складе заводят специальные карточки, куда заносят каждое поступление и каждую выдачу с указанием остатка после приема и отпуска. Карточки складского учета хранятся в картотеке. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.
В целях сокращения трудоемкости учетных работ при наличии вычислительных перфорационных или электронных машин вместо приходных ордеров следует использовать непосредственно такие носители информации, как дуаль-карты, макетированные перфокарты, бланки с графическими отметками. В случае применения дуаль-карт заранее в централизованном порядке создаются специальные картотеки. При выполнении операций нужная дуаль-карта изымается из картотеки и в ней фиксируются соответствующие переменные данные. Один и тот же макет дуаль-карт используется для оформления операций как по приемке, так и по отпуску материалов, конструкций и деталей.
Первичные документы подвергаются контролю бухгалтерии как по существу операций, так и по правильности их оформления. Система учета движения материальных ценностей предусматривает ежемесячные материальные отчеты материально ответственных лиц по приходу, расходу и остатку материалов, конструкций и деталей на складах и строительных объектах.
Мастера, производители работ и начальники участков ежемесячно составляют материальные отчеты о движении материальных ценностей на строительных объектах. Правильность списания материалов, конструкций и деталей проверяет производственно-технический отдел строительного управления, сопоставляя данные отчетов с нормативами и объемами фактически выполненных работ. На основании этих отчетов бухгалтерия списывает материальные ценности на производство.
В системе материально-технического снабжения и комплектации действенным методом контроля за сохранностью материальных ценностей является инвентаризация. Это средство самоконтроля за соответствием данных бухгалтерского учета фактическому наличию товарно-материальных ценностей на складах и строительных объектах. Инвентаризации могут быть годовые, проводимые в конце года перед составлением годового отчета, и периодические, осуществляемые в течение года.
Положительно сказывается на сохранности материальных ценностей внедрение бригадного и коллективного подряда, участие всех членов трудового коллектива в обеспечении сохранности материалов, конструкций и деталей.
Контроль за состоянием учета и правильного списания материальных ценностей возложен также на работников контрольно-ревизионных служб трестов и объединений.
Помимо указанных форм внутрипроизводственного контроля право проверки предоставлено правоохранительным органам, которые ведут работу по предупреждению и пресечению хищений социалистической собственности.